A.1. Regole deontologiche relative al trattamento dei dati personali nell'esercizio dell´attività giornalistica
Art. 1. Principi generali
1. Le presenti norme sono volte a contemperare i diritti fondamentali della persona con il diritto dei cittadini all´informazione e con la libertà di stampa.
2. In forza dell´art. 21 della Costituzione, la professione giornalistica si svolge senza autorizzazioni o censure. In quanto condizione essenziale per l´esercizio del diritto dovere di cronaca, la raccolta, la registrazione, la conservazione e la diffusione di notizie su eventi e vicende relativi a persone, organismi collettivi, istituzioni, costumi, ricerche scientifiche e movimenti di pensiero, attuate nell´ambito dell´attività giornalistica e per gli scopi propri di tale attività, si differenziano nettamente per la loro natura dalla memorizzazione e dal trattamento di dati personali ad opera di banche dati o altri soggetti. Su questi principi trovano fondamento le necessarie deroghe previste dal considerando 153 e dall’art. 85 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito “Regolamento”) e dal d.lgs. 30 giugno, 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito “Codice”), così come modificato dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
Art. 2. Banche dati di uso redazionale e tutela degli archivi personali dei giornalisti
1. Il giornalista che raccoglie notizie per una delle operazioni di cui all’art. 4, n. 2, del Regolamento rende note la propria identità, la propria professione e le finalità della raccolta salvo che ciò comporti rischi per la sua incolumità o renda altrimenti impossibile l’esercizio della funzione informativa; evita artifici e pressioni indebite. Fatta palese tale attività, il giornalista non è tenuto a fornire gli altri elementi dell´informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento.
2. Se i dati personali sono raccolti presso banche dati di uso redazionale, le imprese editoriali sono tenute a rendere noti al pubblico, mediante annunci, almeno due volte l´anno, l’esistenza dell´archivio e il luogo dove è possibile esercitare i diritti previsti dal Regolamento. Le imprese editoriali indicano altresì fra i dati della gerenza il responsabile del trattamento al quale le persone interessate possono rivolgersi per esercitare i diritti previsti dal Regolamento.
3. Gli archivi personali dei giornalisti, comunque funzionali all´esercizio della professione e per l´esclusivo perseguimento delle relative finalità, sono tutelati, per quanto concerne le fonti delle notizie, ai sensi dell’art. 2 della legge n. 69/1963 e dell’art. 14, par. 5, lett. d), del Regolamento, nonché dell’art. 138 del Codice.
4. Il giornalista può conservare i dati raccolti per tutto il tempo necessario al perseguimento delle finalità proprie della sua professione.
Art. 3. Tutela del domicilio
1. La tutela del domicilio e degli altri luoghi di privata dimora si estende ai luoghi di cura, detenzione o riabilitazione, nel rispetto delle norme di legge e dell´uso corretto di tecniche invasive.
Art. 4. Rettifica
1. Il giornalista corregge senza ritardo errori e inesattezze, anche in conformità al dovere di rettifica nei casi e nei modi stabiliti dalla legge.
Art. 5. Diritto all´informazione e dati personali
1. Nel raccogliere dati personali atti a rivelare origine razziale ed etnica, convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, opinioni politiche, adesioni a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché dati genetici, biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica e dati atti a rivelare le condizioni di salute e la sfera sessuale, il giornalista garantisce il diritto all´informazione su fatti di interesse pubblico, nel rispetto dell´essenzialità dell´informazione, evitando riferimenti a congiunti o ad altri soggetti non interessati ai fatti.
2. In relazione a dati riguardanti circostanze o fatti resi noti direttamente dagli interessati o attraverso loro comportamenti in pubblico, è fatto salvo il diritto di addurre successivamente motivi legittimi meritevoli di tutela.
Art. 6. Essenzialità dell´informazione
1. La divulgazione di notizie di rilevante interesse pubblico o sociale non contrasta con il rispetto della sfera privata quando l´informazione, anche dettagliata, sia indispensabile in ragione dell´originalità del fatto o della relativa descrizione dei modi particolari in cui è avvenuto, nonché della qualificazione dei protagonisti.
2. La sfera privata delle persone note o che esercitano funzioni pubbliche deve essere rispettata se le notizie o i dati non hanno alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.
3. Commenti e opinioni del giornalista appartengono alla libertà di informazione nonché alla libertà di parola e di pensiero costituzionalmente garantita a tutti.
Art. 7. Tutela del minore
1. Al fine di tutelarne la personalità, il giornalista non pubblica i nomi dei minori coinvolti in fatti di cronaca, né fornisce particolari in grado di condurre alla loro identificazione.
2. La tutela della personalità del minore si estende, tenuto conto della qualità della notizia e delle sue componenti, ai fatti che non siano specificamente reati.
3. Il diritto del minore alla riservatezza deve essere sempre considerato come primario rispetto al diritto di critica e di cronaca; qualora, tuttavia, per motivi di rilevante interesse pubblico e fermo restando i limiti di legge, il giornalista decida di diffondere notizie o immagini riguardanti minori, dovrà farsi carico della responsabilità di valutare se la pubblicazione sia davvero nell´interesse oggettivo del minore, secondo i principi e i limiti stabiliti dalla "Carta di Treviso".
Art. 8. Tutela della dignità delle persone
1. Salva l´essenzialità dell´informazione, il giornalista non fornisce notizie o pubblica immagini o fotografie di soggetti coinvolti in fatti di cronaca lesive della dignità della persona, né si sofferma su dettagli di violenza, a meno che ravvisi la rilevanza sociale della notizia o dell´immagine.
2. Salvo rilevanti motivi di interesse pubblico o comprovati fini di giustizia e di polizia, il giornalista non riprende né produce immagini e foto di persone in stato di detenzione senza il consenso dell´interessato.
3. Le persone non possono essere presentate con ferri o manette ai polsi, salvo che ciò sia necessario per segnalare abusi.
Art. 9. Tutela del diritto alla non discriminazione
1. Nell´esercitare il diritto dovere di cronaca, il giornalista è tenuto a rispettare il diritto della persona alla non discriminazione per razza, religione, opinioni politiche, sesso, condizioni personali, fisiche o mentali.
Art. 10. Tutela della dignità delle persone malate
1. Il giornalista, nel far riferimento allo stato di salute di una determinata persona, identificata o identificabile, ne rispetta la dignità, il diritto alla riservatezza e al decoro personale, specie nei casi di malattie gravi o terminali, e si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico.
2. La pubblicazione è ammessa nell´ambito del perseguimento dell´essenzialità dell´informazione e sempre nel rispetto della dignità della persona se questa riveste una posizione di particolare rilevanza sociale o pubblica.
Art. 11. Tutela della sfera sessuale della persona
1. Il giornalista si astiene dalla descrizione di abitudini sessuali riferite ad una determinata persona, identificata o identificabile.
2. La pubblicazione è ammessa nell´ambito del perseguimento dell´essenzialità dell´informazione e nel rispetto della dignità della persona se questa riveste una posizione di particolare rilevanza sociale o pubblica.
Art. 12. Tutela del diritto di cronaca nei procedimenti penali
1. Al trattamento dei dati relativi a procedimenti penali non si applica il limite previsto dall´art. 10 del Regolamento, nonché dall’art. 2-octies del Codice.
2. Il trattamento di dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all´art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di procedura penale(1) è ammesso nell´esercizio del diritto di cronaca, secondo i principi di cui all’art. 5.
Art. 13. Ambito di applicazione, sanzioni disciplinari
1. Le presenti norme si applicano ai giornalisti professionisti, pubblicisti e praticanti e a chiunque altro, anche occasionalmente, eserciti attività pubblicistica.
2. Le sanzioni disciplinari, di cui al titolo III della legge n. 69/1963, si applicano solo ai soggetti iscritti all’albo dei giornalisti, negli elenchi o nel registro.
A.2 - Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria
Capo I - Principi generali
Art. 1. Ambito di applicazione
1. Le presenti regole deontologiche devono essere rispettate nel trattamento di dati personali per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione, da parte di:
a) avvocati o praticanti avvocati iscritti ad albi territoriali o ai relativi registri, sezioni ed elenchi, i quali esercitino l'attività in forma individuale, associata o societaria svolgendo, anche su mandato, un'attività in sede giurisdizionale o di consulenza o di assistenza stragiudiziale, anche avvalendosi di collaboratori, dipendenti o ausiliari, nonché da avvocati stranieri esercenti legalmente la professione sul territorio dello Stato;
b) soggetti che, sulla base di uno specifico incarico anche da parte di un difensore, svolgano in conformità alla legge attività di investigazione privata (art. 134 r.d. 18 giugno 1931, n. 773; art. 222 norme di coordinamento del c.p.p.).
2. Le presenti regole deontologiche si applicano, altresì, a chiunque tratti dati personali per le finalità di cui al comma 1, in particolare a altri liberi professionisti o soggetti che in conformità alla legge prestino, su mandato, attività di assistenza o consulenza per le medesime finalità.
Capo II - Trattamenti da parte di avvocati
Art. 2. Modalità di trattamento
1. L'avvocato organizza il trattamento anche non automatizzato dei dati personali secondo le modalità che risultino più adeguate, caso per caso, a favorire in concreto l'effettivo rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità degli interessati, applicando i princìpi di finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati sulla base di un'attenta valutazione sostanziale e non formalistica delle garanzie previste, nonché di un'analisi della quantità e qualità delle informazioni che utilizza e dei possibili rischi.
2. Le decisioni relativamente a quanto previsto dal comma 1 sono adottate dal titolare del trattamento il quale resta individuato, a seconda dei casi, in:
a) un singolo professionista;
b) una pluralità di professionisti, codifensori della medesima parte assistita o che, anche al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati a concorrere all'opera professionale quali consulenti o domiciliatari;
c) un'associazione tra professionisti o una società di professionisti.
3. Nel quadro delle adeguate istruzioni da impartire per iscritto alle persone autorizzate ad al trattamento dei dati, sono formulate concrete indicazioni in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualità di autonomo titolare del trattamento, nonché di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa.
4. Specifica attenzione è prestata all'adozione di idonee cautele per prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di:
a) acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;
b) scambio di corrispondenza, specie per via telematica;
c) esercizio contiguo di attività autonome all'interno di uno studio;
d) utilizzo di dati di cui è dubbio l'impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;
e) utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ivi comprese registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);
f) custodia di materiale documentato, ma non utilizzato in un procedimento e ricerche su banche dati a uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici dello stesso titolare del trattamento situati altrove;
g) acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
h) conservazione di atti relativi ad affari definiti.
5. Se i dati sono trattati per esercitare il diritto di difesa in sede giurisdizionale, ciò può avvenire anche prima della pendenza di un procedimento, sempreché i dati medesimi risultino strettamente funzionali all'esercizio del diritto di difesa, in conformità ai princìpi di liceità, proporzionalità e minimizzazione dei dati rispetto alle finalità difensive (art. 5 del Regolamento UE 2016/679).
6. Sono utilizzati lecitamente e secondo correttezza secondo i medesimi principi di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679:
a) i dati personali contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nonché in banche di dati, archivi ed elenchi, ivi compresi gli atti dello stato civile, dai quali possono essere estratte lecitamente informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi;
b) atti, annotazioni, dichiarazioni e informazioni acquisite nell'ambito di indagini difensive, in particolare ai sensi degli articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater del codice di procedura penale, evitando l'ingiustificato rilascio di copie eventualmente richieste. Se per effetto di un conferimento accidentale, anche in sede di acquisizione di dichiarazioni e informazioni ai sensi dei medesimi articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater, sono raccolti dati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità difensive, tali dati, qualora non possano essere estrapolati o distrutti, formano un unico contesto, unitariamente agli altri dati raccolti.
Art. 3. Informativa unica
1. L'avvocato può fornire in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali, l'informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 del Regolamento) e le notizie che deve indicare ai sensi della disciplina sulle indagini difensive.
Art. 4. Conservazione e cancellazione dei dati
1. Fermo restando quanto previsto dall’art. 5, par. 1, lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679, la definizione di un grado di giudizio o la cessazione dello svolgimento di un incarico non comportano un'automatica dismissione dei dati.
Una volta estinto il procedimento o il relativo rapporto di mandato, atti e documenti attinenti all'oggetto della difesa o delle investigazioni difensive possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato elettronico, qualora risulti necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento, ferma restando la loro utilizzazione in forma anonima per finalità scientifiche.
La valutazione è effettuata tenendo conto della tipologia dei dati.
Se è prevista una conservazione per adempiere a un obbligo normativo, anche in materia fiscale e di contrasto della criminalità, sono custoditi i soli dati personali effettivamente necessari per adempiere al medesimo obbligo.
2. Fermo restando quanto previsto dal codice deontologico forense in ordine alla restituzione al cliente dell'originale degli atti da questi ricevuti, e salvo quanto diversamente stabilito dalla legge, è consentito, previa comunicazione alla parte assistita, distruggere, cancellare o consegnare all'avente diritto o ai suoi eredi o aventi causa la documentazione integrale dei fascicoli degli affari trattati e le relative copie.
3. In caso di revoca o di rinuncia al mandato fiduciario o del patrocinio, la documentazione acquisita è rimessa, in originale ove detenuta in tale forma, al difensore che subentra formalmente nella difesa.
4. La titolarità del trattamento non cessa per il solo fatto della sospensione o cessazione dell'esercizio della professione. In caso di cessazione anche per sopravvenuta incapacità e qualora manchi un altro difensore anche succeduto nella difesa o nella cura dell'affare, la documentazione dei fascicoli degli affari trattati, decorso un congruo termine dalla comunicazione all'assistito, è consegnata al Consiglio dell'ordine di appartenenza ai fini della conservazione per finalità difensive.
Art. 5. Comunicazione e diffusione di dati
1. Nei rapporti con i terzi e con la stampa possono essere rilasciate informazioni non coperte da segreto qualora sia necessario per finalità di tutela dell'assistito, ancorché non concordato con l'assistito medesimo, nel rispetto dei princìpi di liceità, trasparenza, correttezza, e minimizzazione dei dati di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (art. 5), nonché dei diritti e della dignità dell'interessato e di terzi, di eventuali divieti di legge e del codice deontologico forense.
Art. 6. Accertamenti riguardanti documentazione detenuta dal difensore
1. In occasione di accertamenti ispettivi che lo riguardano l'avvocato ha diritto ai sensi dell'articolo 159, comma 3, del d.lgs. n. 196/2003 che vi assista il presidente del competente Consiglio dell'ordine forense o un consigliere da questo delegato. Allo stesso, se interviene e ne fa richiesta, è consegnata copia del provvedimento.
2. In sede di istanza di accesso o richiesta di comunicazione dei dati di traffico relativi a comunicazioni telefoniche in entrata, si applica quanto previsto dall’art. 132, comma 3, del d.lgs. n. 196/2003.
Capo III - Trattamenti da parte di altri liberi professionisti e ulteriori soggetti
Art. 7. Applicazione di disposizioni riguardanti gli avvocati
1. Le disposizioni di cui agli articoli 2 e 5 si applicano, salvo quanto applicabile per legge unicamente all'avvocato:
a) a liberi professionisti che prestino o su mandato dell'avvocato o unitamente a esso o, comunque, nei casi e nella misura consentita dalla legge, attività di consulenza e assistenza per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o per lo svolgimento delle investigazioni difensive;
b) agli altri soggetti, di cui all'art. 1, comma 2, salvo quanto risulti obiettivamente incompatibile in relazione alla figura soggettiva o alla funzione svolta.
Capo IV - Trattamenti da parte di investigatori privati
Art. 8. Modalità di trattamento
1. L'investigatore privato organizza il trattamento anche non automatizzato dei dati personali secondo le modalità di cui all'articolo 2, comma 1.
2. L'investigatore privato non può intraprendere di propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta dei dati. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla base di apposito incarico conferito per iscritto e solo per le finalità di cui alle presenti regole.
3. L'atto d'incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale l'investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano l'investigazione e il termine ragionevole entro cui questa deve essere conclusa.
4. L'investigatore privato deve eseguire personalmente l'incarico ricevuto e può avvalersi solo di altri investigatori privati indicati nominativamente all'atto del conferimento dell'incarico, oppure successivamente in calce a esso qualora tale possibilità sia stata prevista nell'atto di incarico. Restano ferme le prescrizioni predisposte ai sensi dell’art. 2-septies del d.lgs. n. 196/2003 e art. 21 del d.lgs. n. 101/2018 relative al trattamento delle particolari categorie di dati personali di cui all’art. 9, par. 1, del Regolamento (UE) 2016/679.
5. Nel caso in cui si avvalga di persone autorizzate al trattamento dei dati per suo conto, l'investigatore privato rende specifiche istruzioni in ordine alle modalità da osservare e vigila, con cadenza almeno settimanale, sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione a essi richiesta.
6. Il difensore o il soggetto che ha conferito l'incarico devono essere informati periodicamente dell'andamento dell'investigazione, anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all'esercizio del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova.
Art. 9 Altre regole di comportamento
1. L'investigatore privato si astiene dal porre in essere prassi elusive di obblighi e di limiti di legge e, in particolare, conforma ai princìpi di liceità, trasparenza e correttezza del trattamento sanciti dal Regolamento (UE) 2016/679 e dal d.lgs. n. 196/2003:
a) l'acquisizione di dati personali presso altri titolari del trattamento, anche mediante mera consultazione, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
b) il ricorso ad attività lecite di rilevamento, specie a distanza, e di audio/videoripresa;
c) la raccolta di dati biometrici.
2. L'investigatore privato rispetta nel trattamento dei dati le disposizioni di cui all'articolo 2, commi 4, 5 e 6 delle presenti regole.
Art. 10. Conservazione e cancellazione dei dati
1. Nel rispetto dell'art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679, i dati personali trattati dall'investigatore privato possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l'incarico ricevuto. A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto alle finalità perseguite e all'incarico conferito.
2. Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per l'immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito l'incarico, i quali possono consentire, anche in sede di mandato, l'eventuale conservazione temporanea di materiale strettamente personale dei soggetti che hanno curato l'attività svolta, a i soli fini dell'eventuale dimostrazione della liceità, trasparenza e correttezza del proprio operato. Se è stato contestato il trattamento il difensore o il soggetto che ha conferito l'incarico possono anche fornire all'investigatore il materiale necessario per dimostrare la liceità, trasparenza e correttezza del proprio operato, per il tempo a ciò strettamente necessario.
3. La sola pendenza del procedimento al quale l'investigazione è collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte dell'investigatore privato.
Art. 11. Informativa
1. L'investigatore privato può fornire l'informativa in un unico contesto ai sensi dell'articolo 3 delle presenti regole, ponendo in particolare evidenza l‘identità e la qualità professionale dell'investigatore, nonché la natura facoltativa del conferimento dei dati, fermo restando quanto disposto dall’art. 14 del Regolamento, nel caso in cui i dati personali non siano stati ottenuti presso l’interessato.
A.3 - Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica
Capo I - Principi generali
Art. 1. Finalità e ambito di applicazione
1. Le presenti regole sono volte a garantire che l´utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell´esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all´informazione, nonché nell´accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all´identità personale.
2. Le presenti regole riguardano i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Le regole deontologiche si applicano, senza necessità di sottoscrizione, all´insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.
3. Il presenti regole recano, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:
a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di istruzione;
b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l´utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l´intenzione di applicare le presenti regole nella misura per essi compatibile.
Art. 2. Definizioni
1. Nell´applicazione delle presenti regole deontologiche si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Ai medesimi fini si intende, altresì:
a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4;
b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero;
c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.
Capo II - Disposizioni generali per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti
Art. 3. Disposizioni generali
1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i regolamenti, le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto nel Capo III “Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza”, artt. da 122-127 del d.lgs. n. 42 del 2004 e agli artt. da 101-103 del Codice.
3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri dell'esercizio della professione e della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attività amministrativa.
4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di trattamenti.
Art. 4. Conservazione e tutela
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) favorire il recupero, l´acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l´aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche;
b) tutelare l´integrità degli archivi e l´autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
d) sviluppare misure idonee a prevenire l´eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti e adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
Art. 5. Comunicazione e fruizione
1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilità delle fonti.
2. L´archivista promuove il più largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l´attività di ricerca e di informazione nonché il reperimento delle fonti.
3. L´archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura interessata sottoscrive una apposita convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento
Art. 6. Impegno di riservatezza
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l´archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell´esercizio delle proprie attività.
2. L´archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria attività.
Art. 7. Esercizio dei diritti
1. L´archivista favorisce l´esercizio del diritto degli interessati alla rettifica o all´integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell´applicazione dell’art. 15 RGPD, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un´ampia serie di dati o documenti, l´archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, concernente persone decedute ai sensi dell’art. 2-terdecies del Codice, da parte di chi vi abbia interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato, in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell´interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
Art. 8. Fonti orali
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all´autore dell´intervista una dichiarazione scritta dell´avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell´intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.
Capo III - Disposizioni generali per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti
Art. 9. Disposizioni generali
1. Nell´accedere alle fonti e nell´esercitare l´attività di studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, adottano le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all´art. 101, comma 2, del Codice.
Art. 10. Accesso agli archivi pubblici
1. L´accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.
2. Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data e quelli contenenti i dati di cui agli artt. 9, par. 1, e 10 RGPD, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono relativi alla salute ovvero alla vita o all’orientamento sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare.
3. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dell´interno, previo parere del direttore dell´Archivio di Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dell´interno, secondo quanto previsto all’art. 123 del d.lgs. n. 42 del 2004.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini, l´utente presenta all´ente che li conserva un progetto di ricerca che, in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l´autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile.
5. L´autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente. La valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui al comma 4.
6. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti, di cui al comma 3, prima dello scadere dei termini, può contenere cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone interessate.
7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili dal progetto, nell´obbligo di non diffondere i nomi delle persone, nell´uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati, nell´oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e all´indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli interessati.
8. L´autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell´autorizzazione non può delegare altri al conseguente trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
Art. 11. Diffusione
1. L´interpretazione dell´utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all´identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l´utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.
3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.
4. Al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato dall´utente con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L'utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.
5. L´utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
Art. 12. Applicazione delle regole deontologiche
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche e le associazioni professionali, che siano tenuti ad applicare le presenti regole deontologiche, si impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri ordinamenti, a promuoverne la massima diffusione e la conoscenza, nonché ad assicurarne il rispetto.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l´applicazione delle regole deontologiche.
Art. 13. Violazione delle regole deontologiche
1. Nell´ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
2. Le società e le associazioni tenute ad applicare le presenti regole adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le opportune misure in caso di violazione del codice stesso, ferme restando le sanzioni di legge.
3. La violazione delle prescrizioni delle presenti regole deontologiche da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell´autorizzazione medesima.
L´amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole delle presenti regole deontologiche.
Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e 2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta per l´eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di competenza.
A.4 - Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale
Capo I - Ambito di applicazione e principi generali
Art. 1. Ambito di applicazione
1. Le regole deontologiche si applicano ai trattamenti di dati personali per scopi statistici effettuati da:
a) enti ed uffici di statistica che fanno parte o partecipano al Sistema statistico nazionale, per l´attuazione del programma statistico nazionale o per la produzione di informazione statistica, in conformità ai rispettivi ambiti istituzionali;
b) strutture diverse dagli uffici di cui alla lettera a), ma appartenenti alla medesima amministrazione o ente, qualora i relativi trattamenti siano previsti dal programma statistico nazionale e gli uffici di statistica attestino le metodologie adottate, osservando le disposizioni contenute nel decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, nel Regolamento, nel Codice e successive modificazioni e integrazioni, nonché nelle presenti regole deontologiche.
Art. 2. Definizioni
1. Ai fini delle presenti regole deontologiche si applicano le definizioni elencate nell´art. 4 del Regolamento. Ai fini medesimi, si intende inoltre per:
a) "trattamento per scopi statistici", qualsiasi trattamento effettuato per finalità di indagine statistica o di produzione, conservazione e diffusione di risultati statistici in attuazione del programma statistico nazionale o per effettuare informazione statistica in conformità agli ambiti istituzionali dei soggetti di cui all´articolo 1;
b) "risultato statistico", l´informazione ottenuta con il trattamento di dati personali per quantificare aspetti di un fenomeno collettivo;
c) "variabile pubblica", il carattere o la combinazione di caratteri, di tipo qualitativo o quantitativo, oggetto di una rilevazione statistica che faccia riferimento ad informazioni presenti in pubblici registri, elenchi, atti, documenti o fonti conoscibili da chiunque;
d) "unità statistica", l´entità alla quale sono riferiti o riferibili i dati trattati.
Art. 3. Identificabilità dell´interessato
1. Agli effetti dell´applicazione delle presenti regole:
a) un interessato si ritiene identificabile quando, con l´impiego di mezzi ragionevoli, è possibile stabilire un´associazione significativamente probabile tra la combinazione delle modalità delle variabili relative ad una unità statistica e i dati che la identificano;
b) I mezzi ragionevolmente utilizzabili per identificare un interessato afferiscono, in particolare, alle seguenti categorie: risorse economiche; risorse di tempo; archivi nominativi o altre fonti di informazione contenenti dati identificativi congiuntamente ad un sottoinsieme delle variabili oggetto di comunicazione o diffusione; archivi, anche non nominativi, che forniscano ulteriori informazioni oltre a quelle oggetto di comunicazione o diffusione; risorse hardware e software per effettuare le elaborazioni necessarie per collegare informazioni non nominative ad un soggetto identificato, tenendo anche conto delle effettive possibilità di pervenire in modo illecito alla sua identificazione in rapporto ai sistemi di sicurezza ed al software di controllo adottati; conoscenza delle procedure di estrazione campionaria, imputazione, correzione e protezione statistica adottate per la produzione dei dati.
Art. 4. Criteri per la valutazione del rischio di identificazione
1. Ai fini della comunicazione e diffusione di risultati statistici, la valutazione del rischio di identificazione tiene conto anche dei seguenti criteri:
a) si considerano dati aggregati le combinazioni di modalità alle quali è associata una frequenza non inferiore a una soglia prestabilita, ovvero un´intensità data dalla sintesi dei valori assunti da un numero di unità statistiche pari alla suddetta soglia. Il valore minimo attribuibile alla soglia è pari a tre;
b) nel valutare il valore della soglia si deve tenere conto del livello di riservatezza delle informazioni;
c) i risultati statistici relativi a sole variabili pubbliche non sono soggetti alla regola della soglia;
d) la regola della soglia può non essere osservata qualora il risultato statistico non consenta ragionevolmente l´identificazione di unità statistiche, avuto riguardo al tipo di rilevazione e alla natura delle variabili associate;
e) i risultati statistici relativi a una stessa popolazione possono essere diffusi in modo che non siano possibili collegamenti tra loro o con altre fonti note di informazione, che rendano possibili eventuali identificazioni;
f) si presume che sia adeguatamente tutelata la riservatezza nel caso in cui tutte le unità statistiche di una popolazione presentino la medesima modalità di una variabile.
2. Nel programma statistico nazionale sono individuate le variabili che possono essere diffuse in forma disaggregata, ove ciò risulti necessario per soddisfare particolari esigenze conoscitive anche di carattere internazionale o comunitario.
3. Nella comunicazione di collezioni campionarie di dati, il rischio di identificazione deve essere per quanto possibile contenuto. Tale limite e la metodologia per la stima del rischio di identificazione sono individuati dall´Istat che, attenendosi ai criteri di cui all´art. 3 definisce anche le modalità di rilascio dei dati dandone comunicazione alla Commissione per la garanzia dell´informazione statistica.
Art. 4.bis Trattamento di particolari categorie di dati e di dati relativi a condanne penali e reati, nell´ambito del Programma statistico nazionale
Nel Programma statistico nazionale sono illustrate le finalità perseguite e le garanzie previste dal d.lgs. 6 settembre 1989, n. 322 e dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni e integrazioni e dalle presenti regole deontologiche. Il Programma indica altresì i dati di cui agli artt. 9, par. 1, e 10 del Regolamento, le rilevazioni per le quali i dati sono trattati e le modalità di trattamento. Il Programma è adottato, con riferimento ai dati personali, di cui agli art. 9 e 10 del Regolamento, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell´art. 58, par. 3, lett. b) Regolamento.
Art. 5. Trattamento di particolari categorie di dati di cui all’art. 9, par. 1, del Regolamento, da parte di soggetti privati
1. I soggetti privati che partecipano al Sistema statistico nazionale ai sensi della legge 28 aprile 1998, n. 125, raccolgono o trattano ulteriormente particolari categorie di dati per scopi statistici di regola in forma anonima, fermo restando quanto previsto dall´art. 6-bis, comma 1, del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, come introdotto dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281, e successive modificazioni e integrazioni.
2. In casi particolari in cui scopi statistici, legittimi e specifici, del trattamento delle particolari categorie di dati non possono essere raggiunti senza l´identificazione anche temporanea degli interessati, per garantire la legittimità del trattamento medesimo è necessario che concorrano i seguenti presupposti:
a) l´interessato abbia espresso liberamente il proprio consenso sulla base degli elementi previsti nelle informazioni sul trattamento di dati personali di cui all’art. 13 del Regolamento;
b) il titolare adotti specifiche misure per mantenere separati i dati identificativi già al momento della raccolta, salvo che ciò risulti irragionevole o richieda uno sforzo manifestamente sproporzionato;
c) il trattamento sia compreso nel programma statistico nazionale.
3. Il consenso è manifestato per iscritto. Qualora la raccolta delle particolari categorie di dati sia effettuata con particolari modalità, quali interviste telefoniche o assistite da elaboratore, il consenso, purché espresso, può essere documentato per iscritto. In tal caso, la documentazione delle informazioni rese all´interessato e dell´acquisizione del relativo consenso è conservata dal titolare del trattamento per tre anni.
Capo II – Informazioni agli interessati, comunicazione e diffusione
Art. 6. Informazioni agli interessati
1. Oltre alle informazioni di cui all´art. 13 del Regolamento, all´interessato o alle persone presso le quali i dati personali dell´interessato sono raccolti per uno scopo statistico è rappresentata l´eventualità che essi possono essere trattati per altri scopi statistici, in conformità a quanto previsto dal decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, dal Regolamento e dal Codice, e successive modificazioni e integrazioni.
2. Quando il trattamento riguarda dati personali non raccolti presso l´interessato e il conferimento delle informazioni a quest´ultimo richieda uno sforzo sproporzionato rispetto al diritto tutelato, in base a quanto previsto dall´art. 14, par. 5, lett. b) del Regolamento, le informazioni stesse si considerano rese se il trattamento è incluso nel programma statistico nazionale o è oggetto di pubblicità con idonee modalità.
Art. 7. Comunicazione a soggetti non facenti parte del Sistema statistico nazionale
1. Ai soggetti che non fanno parte del Sistema statistico nazionale possono essere comunicati, sotto forma di collezioni campionarie, dati individuali privi di ogni riferimento che ne permetta il collegamento con gli interessati e comunque secondo modalità che rendano questi ultimi non identificabili.
Art. 8. Autorità di controllo
1. La Commissione per la garanzia dell´informazione statistica di cui all´articolo 12 del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322 contribuisce alla corretta applicazione delle disposizioni delle presenti regole, segnalando al Garante i casi di inosservanza.
Capo III – Disposizioni finali
Art. 9. Raccolta dei dati
1. I soggetti di cui all´art. 1 pongono specifica attenzione nella selezione del preposto alla raccolta dei dati e nella definizione dell´organizzazione e delle modalità di rilevazione, in modo da garantire il rispetto delle presenti regole e la tutela dei diritti degli interessati.
2. In ogni caso, il personale preposto alla raccolta si attiene alle disposizioni contenute nelle presenti regole alle istruzioni ricevute. In particolare:
a) rende nota la propria identità, la propria funzione e le finalità della raccolta, anche attraverso adeguata documentazione;
b) fornisce le informazioni di cui all´art. 13 del Regolamento e di cui all´art. 6 delle presenti regole, nonché ogni altro chiarimento che consenta all´interessato di rispondere in modo adeguato e consapevole, evitando comportamenti che possano configurarsi come artifici o indebite pressioni;
c) non svolge contestualmente presso gli stessi interessati attività di rilevazione di dati per conto di più titolari, salvo espressa autorizzazione;
d) provvede tempestivamente alla correzione degli errori e delle inesattezze delle informazioni acquisite nel corso della raccolta;
e) assicura una particolare diligenza nella raccolta delle particolari categorie di dati di cui agli artt. 9, par., 1 e 10 del Regolamento.
Art. 10. Conservazione dei dati
1. I dati personali possono essere conservati anche oltre il periodo necessario per il raggiungimento degli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all´art. 5, par.1, lett. e) del Regolamento e all´art. 6-bis del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322 e successive modificazioni e integrazioni.
Art. 11. Esercizio dei diritti dell´interessato
1. In attuazione dell´art. 6-bis, comma 8, del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, il titolare o il responsabile del trattamento annotano in appositi spazi o registri le modifiche richieste dall´interessato, senza variare i dati originariamente immessi nell´archivio, qualora tali operazioni non producano effetti significativi sull´analisi statistica o sui risultati statistici connessi al trattamento. In particolare, non si procede alla variazione se le modifiche richieste contrastano con le classificazioni e con le metodologie statistiche adottate in conformità alle norme internazionali comunitarie e nazionali.
Art. 12. Disposizioni finali
1. Coloro che, anche per motivi di lavoro, studio e ricerca abbiano legittimo accesso ai dati personali trattati per scopi statistici, conformano il proprio comportamento anche alle seguenti disposizioni:
a) i dati personali possono essere utilizzati soltanto per gli scopi definiti all´atto della progettazione del trattamento;
b) i dati personali devono essere conservati in modo da evitarne la dispersione, la sottrazione e ogni altro uso non conforme al Regolamento, al Codice, alle presenti regole e alle istruzioni ricevute;
c) i dati personali e le notizie non disponibili al pubblico di cui si venga a conoscenza in occasione dello svolgimento dell´attività statistica o di attività ad essa strumentali non possono essere diffusi, nè altrimenti utilizzati per interessi privati, propri o altrui;
d) il lavoro svolto deve essere oggetto di adeguata documentazione;
e) le conoscenze professionali in materia di protezione dei dati personali devono essere adeguate costantemente all´evoluzione delle metodologie e delle tecniche;
f) la comunicazione e la diffusione dei risultati statistici devono essere favorite, in relazione alle esigenze conoscitive degli utenti, purché nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali.
2. I soggetti di cui al comma 1 sono tenuti a conformarsi alle disposizioni delle presenti regole, anche quando non siano vincolati al rispetto del segreto d´ufficio o del segreto professionale. I titolari del trattamento adottano le misure opportune per garantire la conoscenza di tali disposizioni da parte dei responsabili del trattamento e delle persone autorizzate.
3. I comportamenti non conformi alle presenti regole di condotta devono essere immediatamente segnalati al responsabile o al titolare del trattamento.
A.5 - Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica
Capo I - Ambito di applicazione e principi generali
Art. 1. Definizioni
1. Ai fini delle presenti regole si applicano le definizioni elencate nell´art. 4 del Regolamento con le seguenti integrazioni:
a) "risultato statistico", l´informazione ottenuta con il trattamento di dati personali per quantificare aspetti di un fenomeno collettivo;
b) "unità statistica", l´entità alla quale sono riferiti o riferibili i dati trattati;
c) "variabile pubblica", il carattere o la combinazione di caratteri, di tipo qualitativo o quantitativo, oggetto di una rilevazione statistica che faccia riferimento ad informazioni presenti in pubblici registri, elenchi, atti, documenti o fonti conoscibili da chiunque;
d) "istituto o ente di ricerca", un organismo pubblico o privato per il quale la finalità di statistica o di ricerca scientifica risulta dagli scopi dell´istituzione e la cui attività scientifica è documentabile;
e) "società scientifica", un´associazione che raccoglie gli studiosi di un ambito disciplinare, ivi comprese le relative associazioni professionali.
2. Salvo quando diversamente specificato, il riferimento a trattamenti per scopi statistici si intende comprensivo anche dei trattamenti per scopi scientifici.
Art. 2. Ambito di applicazione
1. Le presenti regole deontologiche si applicano all´insieme dei trattamenti effettuati per scopi statistici e scientifici –conformemente agli standard metodologici del pertinente settore disciplinare–, di cui sono titolari università, altri enti o istituti di ricerca e società scientifiche, nonché ricercatori che operano nell´ambito di dette università, enti, istituti di ricerca e soci di dette società scientifiche.
2. Le presenti regole deontologiche non si applicano ai trattamenti per scopi statistici e scientifici connessi con attività di tutela della salute svolte da esercenti professioni sanitarie od organismi sanitari, ovvero con attività comparabili in termini di significativa ricaduta personalizzata sull´interessato, che restano regolati dalle pertinenti disposizioni.
Art. 3. Presupposti dei trattamenti
1. La ricerca è effettuata sulla base di un progetto redatto conformemente agli standard metodologici del pertinente settore disciplinare, anche al fine di documentare che il trattamento sia effettuato per idonei ed effettivi scopi statistici o scientifici.
2. Il progetto di ricerca di cui al comma 1, inoltre:
a) specifica le misure da adottare nel trattamento di dati personali, al fine di garantire il rispetto delle presenti regole deontologiche, nonché della normativa in materia di protezione dei dati personali;
b) individua gli eventuali responsabili del trattamento
c) contiene una dichiarazione di impegno a conformarsi alle presenti regole deontologiche. Un´analoga dichiarazione è sottoscritta anche dai soggetti –ricercatori, responsabili e persone autorizzate al trattamento– che fossero coinvolti nel prosieguo della ricerca, e conservata conformemente a quanto previsto al comma 3.
3. Il titolare deposita il progetto presso l´università o ente di ricerca o società scientifica cui afferisce, la quale ne cura la conservazione, in forma riservata (essendo la consultazione del progetto possibile ai soli fini dell´applicazione della normativa in materia di dati personali), per cinque anni dalla conclusione programmata della ricerca.
4. Nel trattamento di dati relativi alla salute, i soggetti coinvolti osservano le regole di riservatezza e di sicurezza cui sono tenuti gli esercenti le professioni sanitarie o regole di riservatezza e sicurezza comparabili.
Art. 4. Identificabilità dell´interessato
1. Agli effetti dell´applicazione delle presenti regole:
a) un interessato si ritiene identificabile quando, con l´impiego di mezzi ragionevoli, è possibile stabilire un´associazione significativamente probabile tra la combinazione delle modalità delle variabili relative ad una unità statistica e i dati che la identificano;
b) i mezzi ragionevolmente utilizzabili per identificare un interessato afferiscono, in particolare, alle seguenti categorie:
• risorse economiche;
• risorse di tempo;
• archivi nominativi o altre fonti di informazione contenenti dati identificativi congiuntamente ad un sottoinsieme delle variabili oggetto di comunicazione o diffusione;
• archivi, anche non nominativi, che forniscano ulteriori informazioni oltre quelle oggetto di comunicazione o diffusione;
• risorse hardware e software per effettuare le elaborazioni necessarie per collegare informazioni non nominative ad un soggetto identificato, tenendo anche conto delle effettive possibilità di pervenire in modo illecito alla sua identificazione in rapporto ai sistemi di sicurezza ed al software di controllo adottati;
• conoscenza delle procedure di estrazione campionaria, imputazione, correzione e protezione statistica adottate per la produzione dei dati;
Art. 5. Criteri per la valutazione del rischio di identificazione
1. Ai fini della comunicazione e diffusione di risultati statistici, la valutazione del rischio di identificazione tiene conto anche dei seguenti criteri:
a) si considerano dati aggregati le combinazioni di modalità alle quali è associata una frequenza non inferiore a una soglia prestabilita, ovvero un´intensità data dalla sintesi dei valori assunti da un numero di unità statistiche pari alla suddetta soglia. Il valore minimo attribuibile alla soglia è pari a tre;
b) nel valutare il valore della soglia si deve tenere conto del livello di riservatezza delle informazioni;
c) i risultati statistici relativi a sole variabili pubbliche non sono soggette alla regola della soglia;
d) la regola della soglia può non essere osservata qualora il risultato statistico non consenta ragionevolmente l´identificazione di unità statistiche, avuto riguardo al tipo di rilevazione e alla natura delle variabili associate;
e) i risultati statistici relativi a una stessa popolazione possono essere diffusi in modo che non siano possibili collegamenti tra loro o con altre fonti note di informazione, che rendano possibili eventuali identificazioni;
f) si presume adeguatamente tutelata la riservatezza nel caso in cui tutte le unità statistiche di una popolazione presentano la medesima modalità di una variabile.
Capo II - Informazioni agli interessati, comunicazione e diffusione
Art. 6. Informazioni agli interessati
1. Nella raccolta di dati per uno scopo statistico, nell´ambito delle informazioni di cui all´art. 13 RGPD del decreto è rappresentata all´interessato l´eventualità che i dati personali possono essere conservati e trattati per altri scopi statistici o scientifici, per quanto noto adeguatamente specificati anche con riguardo alle categorie di soggetti ai quali i dati potranno essere comunicati.
2. Quando, con riferimento a parametri scientificamente attendibili, gli obiettivi dell´indagine, la natura dei dati e le circostanze della raccolta sono tali da consentire ad un soggetto di rispondere in nome e per conto di un altro in quanto familiare o convivente, l´informativa all´interessato può essere data per il tramite del soggetto rispondente, purché il trattamento non riguardi categorie particolari di dati personali o personali relativi a condanne penali e reati di cui, rispettivamente, agli artt. 9 e 10 del Regolamento (UE)2016/679.
3. Quando i dati sono raccolti presso terzi, ovvero il trattamento effettuato per scopi statistici o scientifici riguarda dati raccolti per altri scopi, e l´informativa comporta uno sforzo sproporzionato rispetto al diritto tutelato, il titolare adotta idonee forme di pubblicità, ad esempio, con le seguenti modalità:
• per trattamenti riguardanti insiemi numerosi di soggetti distribuiti sull´intero territorio nazionale, inserzione su almeno un quotidiano di larga diffusione nazionale o annuncio presso un´emittente radiotelevisiva a diffusione nazionale;
• per trattamenti riguardanti insiemi numerosi di soggetti distribuiti su un´area regionale (o provinciale), inserzione su un quotidiano di larga diffusione regionale (o provinciale) o annuncio presso un´emittente radiotelevisiva a diffusione regionale (o provinciale);
• per trattamenti riguardanti insiemi di specifiche categorie di soggetti, identificate da particolari caratteristiche demografiche e/o da particolari condizioni formative o occupazionali o analoghe, inserzione in strumenti informativi di cui gli interessati sono normalmente destinatari.
Art. 7. Principi applicabili al trattamento delle particolari categorie di dati di cui all’art. 9, § 1 e di dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del Regolamento
1. Le particolari categorie di dati di cui all’art. 9, § 1 e i dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10, trattati per scopi statistici e scientifici devono essere di regola in forma anonima.
2. I soggetti di cui all´art. 2, comma 1, possono trattare categorie particolari di dati personali per scopi statistici e scientifici quando:
a) l´interessato ha espresso liberamente il proprio consenso sulla base degli elementi previsti per l´informativa;
b) il consenso è manifestato per iscritto. Quando la raccolta delle categorie particolari di dati personali è effettuata con modalità –quali interviste telefoniche o assistite da elaboratore o simili– che rendono particolarmente gravoso per l´indagine acquisirlo per iscritto, il consenso, purché esplicito, può essere documentato per iscritto. In tal caso, la documentazione dell´informativa resa all´interessato e dell'acquisizione del relativo consenso è conservata dal titolare del trattamento per tre anni.
Art. 8. Disposizioni particolari per la ricerca medica, biomedica ed epidemiologica
1. La ricerca medica, biomedica ed epidemiologica è sottoposta all´applicazione delle presenti regole del nei limiti di cui all´art. 2, comma 2.
2. La ricerca di cui al comma 1 si svolge nel rispetto degli orientamenti e delle disposizioni internazionali e comunitarie in materia, quali la Convenzione sui diritti dell´uomo e sulla biomedicina del 4 aprile 1997, ratificata con legge 28 marzo 2001, n. 145, la Raccomandazione del Consiglio d´Europa R(97)5 adottata il 13 febbraio 1997 relativa alla protezione dei dati sanitari e la dichiarazione di Helsinki dell'Associazione medica mondiale sui princìpi per la ricerca che coinvolge soggetti umani.
3. Nella ricerca di cui al comma 1, le informazioni sul trattamento di dati personali mettono in grado gli interessati di distinguere le attività di ricerca da quelle di tutela della salute.
4. Nel manifestare il proprio consenso ad un´indagine medica o epidemiologica, l´interessato è richiesto di dichiarare se vuole conoscere o meno eventuali scoperte inattese che emergano a suo carico durante la ricerca. In caso positivo, i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute possono essere resi noti all'interessato -o, in caso di impossibilità fisica, incapacità di agire o incapacità di intendere o di volere dell'interessato, a chi ne esercita legalmente la rappresentanza, ovvero a un prossimo congiunto, a un familiare, a un convivente o unito civilmente ovvero a un fiduciario ai sensi dell'articolo 4 della legge 22 dicembre 2017, n. 219 o, in loro assenza, al responsabile della struttura presso cui dimora l'interessato-, da parte di esercenti le professioni sanitarie ed organismi sanitari, solo per il tramite di un medico designato dall'interessato o dal titolare, fatta eccezione per i dati personali forniti in precedenza dal medesimo interessato. Il titolare, il responsabile o le persone designate possono autorizzare per iscritto esercenti le professioni sanitarie diversi dai medici, che nell'esercizio dei propri compiti intrattengono rapporti diretti con i pazienti e sono deputati a trattare dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, a rendere noti i medesimi dati all'interessato o ai predetti soggetti. L'atto di designazione individua appropriate modalità e cautele rapportate al contesto nel quale è effettuato il trattamento di dati. Quando, il consenso non può essere richiesto, tali eventi sono comunque comunicati all´interessato nel rispetto di quanto sopra qualora rivestano un´importanza rilevante per la tutela della salute dello stesso.
Art. 9. Attività di controllo
1. Le università, gli altri istituti o enti di ricerca e le società scientifiche conservano la documentazione relativa ai progetti di ricerca presentati e agli impegni sottoscritti dai ricercatori. ai sensi dell´art. 3, commi 1 e 2, delle presenti regole deontologiche.
2. Gli enti di cui al comma 1:
a) assicurano la diffusione e il rispetto delle presenti regole deontologiche fra tutti coloro che, all´interno o all´esterno dell´organizzazione, sono in qualunque forma coinvolti nel trattamento dei dati personali realizzato nell´ambito delle ricerche, anche adottando opportune misure sulla base dei propri statuti e regolamenti;
b) segnalano al Garante le violazioni delle regole deontologiche di cui vengono a conoscenza.
Capo III - Disposizioni finali
Art. 10. Raccolta dei dati
1. I soggetti di cui all´art. 2, comma 1, pongono specifica attenzione nella selezione del personale preposto alla raccolta dei dati e nella definizione dell´organizzazione e delle modalità di rilevazione, in modo da garantire il rispetto delle presenti regole deontologiche e la tutela dei diritti degli interessati.
2. Il personale preposto alla raccolta si attiene alle disposizioni contenute rispetto nelle presenti regole deontologiche e alle istruzioni ricevute. In particolare:
a) rende nota la propria identità, la propria funzione e le finalità della raccolta, anche attraverso adeguata documentazione;
b) fornisce le informazioni di cui all´art. 13 del Regolamento ed all´art. 6 del presente codice nonché ogni altro chiarimento che consenta all´interessato di rispondere in modo adeguato e consapevole, evitando comportamenti che possano configurarsi come artifici ed indebite pressioni;
c) non svolge contestualmente presso gli stessi interessati attività di rilevazione di dati personali per conto di più titolari, salvo espressa autorizzazione;
d) provvede tempestivamente alla correzione degli errori e delle inesattezze delle informazioni acquisite nel corso della raccolta;
e) assicura una particolare diligenza nella raccolta delle particolari categorie di dati di cui agli articoli 9, § 1, e dei dati di cui all’art. 10 Regolamento.
Art. 11. Conservazione dei dati
1. I dati personali possono essere conservati per scopi statistici o scientifici anche oltre il periodo necessario per il raggiungimento degli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati, in conformità all’art. 5, § 1 lett. e) del Regolamento.
Art. 12. Esercizio dei diritti dell´interessato
1. Qualora, in caso di esercizio dei diritti di cui agli art. 15 e ss del Regolamento, sono necessarie modifiche ai dati che riguardano l’interessato, il titolare del trattamento provvede ad annotare, in appositi spazi o registri, le modifiche richieste dall´interessato, senza variare i dati originariamente immessi nell´archivio.
Art. 13. Disposizioni finali
1. I responsabili e le persone autorizzate del trattamento che per motivi di lavoro e ricerca, abbiano legittimo accesso ai dati personali trattati per scopi statistici e scientifici, conformano il proprio comportamento anche alle seguenti disposizioni:
a) i dati personali possono essere utilizzati soltanto per gli scopi definiti nel progetto di ricerca di cui all´art. 3;
b) i dati personali devono essere conservati in modo da evitarne la dispersione, la sottrazione e ogni altro uso non conforme alla legge e alle istruzioni ricevute;
c) i dati personali e le notizie non disponibili al pubblico di cui si venga a conoscenza in occasione dello svolgimento dell´attività statistica o di attività ad essa strumentali non possono essere diffusi, né altrimenti utilizzati per interessi privati, propri o altrui;
d) il lavoro svolto è oggetto di adeguata documentazione;
e) le conoscenze professionali in materia di protezione dei dati personali sono adeguate costantemente all´evoluzione delle metodologie e delle tecniche;
f) la comunicazione e la diffusione dei risultati statistici sono favorite, in relazione alle esigenze conoscitive della comunità scientifica e dell´opinione pubblica, nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali;
g) i comportamenti non conformi alle presenti regole deontologiche sono immediatamente segnalati al titolare o al responsabile trattamento.
Art. 14. Adeguamento
1. La corrispondenza delle disposizioni delle regole deontologiche alla normativa, anche di carattere internazionale, introdotta in materia di protezione dei dati personali trattati a fini di statistica e di ricerca scientifica è verificata nel tempo anche su segnalazione dei soggetti che le applicano. Ciò ai fini dell´introduzione nelle regole medesime delle modifiche necessarie al fine del coordinamento con dette fonti, ovvero, qualora tali modifiche incidano in maniera apprezzabile sulla disciplina delle presenti regole, e ai fini dell’adozione delle nuove regole ai sensi dell’art. 2-quater del Codice.
